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    招展工作的組團構成與代理管理形式

    發布日期:2017-11-22    欄目:展會工藝     發布者:德馬吉編輯

    ??1.招展組團的管理

    ??展覽組織機構為了保證展覽項目的品質,通常會采取定向巨星組團的方式來實現基本招展數量,特別是政府主導型展覽,如廣交會、華交會、昆交會、高交會等展覽。展覽組團是按照行政區域來進行的,其責任單位是行政區域內與貿易廳局、行業協會或國際組織相關的展覽組織機構。發展招展組團單位,利用組團單位的積極性與資源優勢來完成招展任務,是展覽組織機構提高招展效率,保證展覽成功的重要環節。

    ??(1)合作招展組團單位的基本構成

    ??◆當地行業協會。·主辦單位的分支機構。

    ??◆行業性權威機構(如外經貿局、中小企業發展局等)。

    ??◆展覽組織機構(公司)。

    ??◆海外的專業性國際展覽代理機構(公司、旅行社等)。

    ??(2)招展組團管理的主要工作方法

    ??招展組團主要通過召開籌備會、檢查會、動員會等會議進行管理。展覽組織機構通過召開會議來傳達招展工作的主要精神;布置具體的招展工作,明確招展任務;鼓舞招展組團單位的士氣,培養在組團工作中的歸屬感與集體感;加強各組團單位間的互助合作精神;檢查招展工作落實情況;發現招展活動中的問題,互通訊息,相互學習。

    ??◆籌備會。是為展覽的籌備工作而召開的會議,國內展覽通常是在展覽開幕前3個月召開。會議的目的是介紹招展工作籌備情況;布置工作,明確責任;指導招展單位按時按質完成籌備工作;培養集體感和協作觀念;同時也為展覽組織機構的招展工作征集意見與建議。

    ??會議通常由組委會最高領導主持,項目經理或協調人主講。展覽組織機構的展品運輸、宣傳聯絡、設計施工、行政后勤的具體負責人參加會議并就各部分工作提出要求。同時還應邀請招展組團單位的高層負責人和具體協調人參加會議。

    ??◆檢查會。是檢查招展籌備的工作會議。可以視招展進度情況定期或不定期地舉行。檢查會議有兩種形式:一是招展工作檢查會誦過會議檢查各組團單位招展進度情況,根據各組團單位招展進度的差異情況,動態協調展位的分配數與組展比例;二是組團展前工作檢查會,在展覽開幕前一至兩個星期召開,主要檢查展臺施工、展品運輸、展臺布置等工作及人員行程、住宿、膳食、市內交通等安排。

    ??◆動員會。這項會議通常在開幕前一天召開,展覽組織機構的主要工作人員與組團單位負責人都將出席。會議要求參加組團的參展商服從組團單位的統一指揮,進一步嚴明紀律,鼓舞士氣,出臺組團和管理辦法。要求參展工作人員具有高度的責任心和榮譽感,建立良好的展臺環境與秩序,提高工作效率。

    ??(3)招展組團工作的重要作用

    ??◆提高展覽會的影響力,加快信息的有效快速傳遞。·充分利用各方資源,優勢互補,加快資源整合。

    ??◆最大程度挖掘新客戶,壯大參展隊伍。·降低招展成本。

    ??2.招展代理的管理

    ??招展代理是展覽組織機構借用外部力量來做大做活展覽組織的有效手段。通過招展代理可以有效擴大招展組織工作的網絡,拓展營銷規模,為展覽組織機構增加經濟效益。因為,只有具備良好資質的招展代理商才能切實地履行職責,按時完成招展任務,所以這項工作的要點就是要加強對招展代理商資質的管理。

    ??(1)招展代理組織形式

    ??◆獨家代理。在規定時期內,展覽組織機構將某一地區的招展權賦予某家代理商獨家負責,展覽組織機構與其他代理商在該地域內不再進行展覽項目的招展活動。獨家代理只有通過展覽組織機構的資質審查并承諾完成一定數量的招展任務,才能取得這項授權。

    ??◆排他代理。展覽組織機構賦予代理商在規定地區與規定時間內的招展權,在該地域內不再安排其他代理商進行該展覽項目的招展,但展覽組織機構不在限定的范圍,可在該地區招展。國外招展代理通常可采取這種形式。

    ??◆一般代理。展覽組織機構在同一地區同時委托若干代理商作為展覽組織機構的招展代理,并明確各招展代理商的招展權限,展覽組織機構也可在該地區實施招展,采用此招展代理方式時,需明確統一的代理條件。

    ??◆承包代理。代理商買斷一定數量的展位,不論能否完成約定的招商數量,代理商都需將商定的展位費付給展覽組織機構。

    ??(2)對代理商管理的有關規定

    ??◆定期提交代理情況的書面報告。每隔一段時間,要求代理商定期匯報其招展情況,匯報代理商和當地參展商對展覽的看法、意見和建議,并對所在區域的市場做出分析,形成簡要書面報告上報給展覽組織機構。項目負責人根據實際情況再對招展工作安排做必要調整。

    ??◆招展價格的控制。代理商對外招展應嚴格按照代理合同所規定的價格折扣進行操作。展覽組織機構給予代理商的代理費和準許代理商給予參展商的折扣須嚴格區分,由展覽組織機構決定是否給予參展商展位折扣,代理商無權給予,以免引起招展價格的混亂。獨家代理、排他代理和一般代理的代理費,通常是該代理商所交參展費總額的15%、2;承包代理的代理費用要高于20‰的水平,或可達到2甚至更高。承包代理一般只有在完成承包展位數量后才可提取代理費。為鼓勵代理商的招展積極性,給代理商的代理費可以采取累進折扣制,即按招展的不同數量給予對應的代理費比例。

    ??◆收款與展位劃定。所有參展商展位的分配應統一由展覽組織機構控制和最后確定,代理商只能按與展覽組織機構商定的展位分配進行劃位,如遇特殊情況,代理商必須向展覽組織機構提出展位劃位的申請,并經展覽組織機構書面認可后才能實施。

    ??◆參展商的費用管理。代理商(除承包代理外)原則上不得代收參展商的參展費及其他一切費用,個別特殊情況,可允許代理商代收參展商的參展費用,但須在展覽組織機構指定時間內,將其所代收的展位費扣除商定的代理費后的余額全部匯入到展覽組織機構指定賬戶。

    ??德馬吉國際(股票代碼002717旗下)擁有全球5大洲展覽研究中心、8大設計中心,在全球40多個國家和120多個地區設有服務網點,可以為客戶提供全球一體化的綜合展示解決方案,實現品牌創意營銷全球化覆蓋。免費熱線:800-820-1587

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