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    需要制訂招展應急預案的三大原因

    發布日期:2017-11-24    欄目:展會工藝     發布者:德馬吉編輯

    ??1.招展可能失敗的因素

    ??招展工作并不是一帆風順的經濟環境影響、市場發展變化、天災人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進行,并且,這些風險的發生且具相當程度的不確定性和無法預見性。(圖5一8招展可能失敗的因素)因此,招展工作與其他工作一樣,存在一定風險。如能事先做好應對招展風險的準備,分析風險對招展工作影響的具體原因,制定應急處置預案,從而采取切實的組織措施,就能有效降低風險對展覽的影響。

    ??2.展覽應急預案的制訂

    ??應急預案是在深人對導致招展失敗的不同因素進行分析后,通過對當時環境的有效評估并制訂的解決方案。招展應急預案有以下幾方面內容:

    ??(1)針對社會環境因素

    ??◆展覽組織機構應隨時關注社會政治方面的形勢和動態,從思想上保持必要的應急準備。

    ??如何在第一時間針對可能出現的危機可能性進行分析評估;

    ??◆組織高素質的溝通團隊應對由社會環境層面引起的具體問題。

    ??◆制定應急宣傳方案及展覽組織的調整方案,如展期延期舉辦、展商結構調整等。

    ??(2)針對展覽自身因素

    ??◆展覽組織機構要特別關注目標參展商針對展覽的信息反饋,及時排除招展隱患,化解可能惡化的危機因素。

    ??◆加強對展覽項目可行性分析的再研究,找出不確定原因,提前進行預防,如對展館面積的租訂要適當,并爭取留有余地等。

    ??◆一旦展覽招展出現難以挽回的情況,要盡早進行展覽的項目轉移處理,如與其他類似的展覽合并等。

    ??◆出現最嚴重的內部管理因素而導致無法按期舉辦展覽,要本著最大限度減少損失(經濟與信譽的損失)的原則,果斷處理,盡早宣布展覽改期、延期或停辦,并對相關后果進行彌補。

    ??(3)針對突發事件因素

    ??◆在相關展覽招展協議、合同等文件中增設“不可抗力”的條款。

    ??◆為目標參展商購買相關的保險。

    ??2003年“非典”疫情是極其嚴重的天災人禍,展覽業無疑受到了很大影響,針對這種情況,我國大多數的展覽組織機構都選取了停辦或延期舉辦的決定,對招展過程中已發生經濟關系的參展商進行了事后補償,有效地控制了危機惡化所帶給展覽組織者經濟和信譽的損失。

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